BPAKHM

A. 
Sejarah Singkat

Biro Administrasi Perencanaan dan
Sistem Informasi (BAPSI) Universitas Negeri Padang berdiri sebagai hasil 
pemekaran Biro Administrasi Akademik Kemaha- siswaan Perencanaan dan Sistem
Informasi (BAAKPSI) menjadi dua biro yaitu, Biro Administrasi Akademi dan
Kemahasiswaan (BAAK), dan Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi.
Pemekaran Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan Perencanaan dan Sistem
Informasi (BAAKPSI) menjadi dua biro (BAAK dan BAPSI) didasarkan pada Keputusan
Menteri Pendidikan Nasional Nomor. 093/O/2004 tanggal 2 Agustus 2004 tentang
Perubahan Kepmendikbud RI Nomor. 276/O/1993 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Universitas Negeri Padang.

Berdirinya Biro Administrasi
Perencanaan dan Sistem Informasi merupakan suatu tuntutan baru bagi Universitas
Negeri Padang atas keluarnya Keputusan Presiden RI Nomor 093 Tahun 1999
tentang  pemberian Tugas Perluasan Mandat (Wider mandate) untuk
menyelenggara-kan dan mengembangkan program non kependidikan di samping program
kependidikan yang dijadikan sebagai tugas utamanya.

Dengan pemberian tugas perluasan
mandat oleh pemerintah kepada Universitas Negeri Padang, maka amanah untuk
menyelenggarakan dan mengembangkan pendidikan di tingkat institusi UNP
terasa  semakin berat,  baik untuk mewujudkan pemerataan dan perluasan
akses pendidikan, peningkatan mutu, relevansi, dan daya saing serta untuk
meningkatkan tata kelola, akuntabilitas, dan citra pendidikan UNP dalam
persaingan global.

Berpedoman kepada isi pasal 
65   Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor. 093/O/2004,
bahwa Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi mempunyai tugas
melaksanakan perumusan rencana dan program, serta pengelolaan informasi. Atas
dasar itu pula, maka mulai tanggal 27 Oktober 2004 dengan keluarnya Surat
Keputusan Pengangkatan Kepala Biro BAPSI Universitas Negeri Padang, maka
tugas-tugas perumusan rencana dan program serta pengelolaan informasi menjadi
tugas dan tanggung jawab Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi.

Dalam usia kelembagaan biro yang
tergolong masih muda, dengan Kepala Biro Pertama adalah Drs. Syarkani, secara
bertahap mulai ditata pengisian jabatan dan pelaksana tugas pekerjaan dengan
sumber daya manusia yang sangat terbatas baik dari segi kualitas maupun
kuantitasnya, demikian juga penataan dan pengadaan sarana prasarana kerja dan
ruang kerja, serta penyusunan dan penataan sistem ,mekanisme, dan metode kerja,
dan sumber-sumber keuangan penyelenggaraan program, kegiatan untuk
terselenggaranya tugas pokok dan fungsi BAPSI sesuai peraturan
perundang-undangan yang berlaku.

Dalam sejarah perkembangannya yang
relatif masih muda, masih banyak tugas pokok dan fungsi yang belum dilaksanakan
menurut semestinya karena sulit merobah kebiasaan dan/atau budaya yang selama
ini dikerjakan oleh biro dan unit lain dialihkan menjadi tugas pokok dan fungsi
unit/biro yang baru saja dimekarkan. 

 

B. 
VISI, MISI, DAN TUJUAN

Visi

Sesuai amanah Kepmendiknas Ri Nomor.
093/O/2004 pasal 65 yang menyatakan bahwa “Biro Administrasi Perencanaan dan
Ssietm Informasi mempunyai tugas melaksanakan perumusan rencana dan program
serta pengelolaan informasi”, maka Visi BAPSI Universitas Negeri Padang
adalah:

Menjadi Biro Administrasi yang
handal dalam bidang perumusan rencana program, kegiatan, dan anggaran, serta
pengelolaan informasi universitas untuk mendukung terwujudkan Universitas
Negeri Padang yang unggul, berbasis pendidikan tenaga kependidikan dan
berlandaskan nilai-nilai ketaqwaan kepada Allah Yang Maha Kuasa.

Misi

Untuk mewujudkan Visi sebagaimana
disebutkan di atas, maka misi Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem
Informasi Universitas Negeri Padang Adalah sebagai berikut:

  1. Menyiapkan bahan penyusunan rancangan bahan nota
    keuangan perencanaan akademik dan fisik;
  2. Menyiapkan bahan penyusunan satuan biaya kegiatan
    pembangunan di bidang akademik dan pembangunan fisik;
  3. Menyiapkan bahan usul penyesuaian program dan kegiatan
    di bidang akademik dan fisik;
  4. Menyiapkan bahan pemantauan pelaksanaan program dan
    kegiatan di bidang akademik dan fisik;
  5. Melakukan analisis dan evaluasi pelaksanaan program dan
    kegiatan akademik dan fisik;
  6. Menyiapkan bahan penyusunan laporan kinerja pelaksanaan
    program kegiatan bidang akademik dan fisik;
  7. Melaksanakan urusan pengembangan sistem informasi
    universitas;
  8. Menyusun pedoman teknis pengelolaan sistem informasi
    universitas;
  9. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan sistem
    informasi universitas;
  10. Melaksanakan penyimpanan, pemeliharaan, dan
    pemutakhiran data universitas;
  11. Melaksanakan penyajian data dan informasi universitas;

Tujuan

Berpedoman kepada Visi dan Misi Biro
Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi di atas, maka tujuan yang ingin
dicapai adalah:

  1. Mampu menyiapkan bahan penyusunan rancangan bahan nota
    keuangan perencanaan akademik dan fisik Universitas Negeri Padang secara
    lebih baik;
  2. Mampu menyiapkan bahan penyusunan satuan biaya kegiatan
    pembangunan di bidang akademik dan pembangunan fisik sesuai standar
    kelayakan serta tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan
    yang berlaku;
  3. Mampu menyiapkan bahan usul penyesuaian program dan
    kegiatan di bidang akademik dan fisik berdasarkan pagu anggaran yang
    disetujui dalam DIPA Universitas Negeri Padang;
  4. Mampu menyiapkan bahan pemantauan pelaksanaan program
    dan kegiatan di bidang akademik dan fisik;
  5. Mampu melakukan analisis dan evaluasi pelaksanaan
    program dan kegiatan akademik dan fisik untuk dijadikan pertimbangan
    pengambilan kebijakan oleh pimpinan universitas;
  6. Mampu menyiapkan bahan penyusunan laporan kinerja
    pelaksanaan program kegiatan bidang akdemik dan fisik;
  7. Mampu mengkoordinir pelaksanakan urusan pengembangan
    sistem informasi universitas;
  8. Mampu mengkkorninir penyusunan pedoman teknis
    pengelolaan sistem informasi universitas;
  9. Mampu melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan
    sistem informasi universitas;
  10. Mampu melaksanakan pengarsipan, pemeliharaan, dan
    pemutakhiran data universitas secara baik dan benar;
  11. Mampu melaksanakan penyajian data dan informasi yang
    valid dan akurat dan tidak merupakan rahasia negara/ universitas dengan
    penuh kesabaran dan keikhlasan atas dasar keimanan dan ketaqwaan kepada
    Allah SWT, dan
  12. Dapat meningkatkan pengetahuan, wawasan, keterampilan,
    dan kesejahteraan staf Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi
    UNP berdasarkan kaidah- kaidah yang benar dan berkeadilan.



C.  STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA

Struktur
Organisasi

Berpedoman kepada Kepmendiknas
Nomor.093/O/1999, Struktur Organisasi Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem
Informasi terdiri atas : Kepala Biro membawahi  dua Bagian yaitu, Bagian
Perencanaan dan Bagian Sistem Informasi. Masing-masing Bagian juga membawahi
dua Subbagian yang terdiri atas: 1) Bagian Perencanaan membawahi 
Subbagian Perencanaan Akademik dan Subbagian Perencanaan Fisik, 2) Bagian
Sistem Informasi membawahi Subbagian Data dan Subbagian Pelayanan Informasi.
Selanjutnya masing-masing Subbagian memiliki beberapa staf pendukung/pelaksana
sesuai kebutuhan berdasarkan uraian tugas pekerjaan (job description) yang
tersedia.

Untuk lebih jelasnya Struktur
Organisasi Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi Universitas
Negeri Padang dapat dilihat Bagan Struktur Organisasi berikut:

Adapun bio data singkat dari
masing-masing sumber daya yang dimiliki Biro Administrasi Perencanaan dan
Sistem Informasi Universitas Negeri Padang dalam menyelenggarakan tugas pokok
dan fungsinya adalah sebagai berikut:


NAMA

JABATAN

NIP

Gol

Pendidikan


Drs. Ahmad Hamdani, MM.


Kepala Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi


19611215 198602 1 001


IV/d


S. 2


Novri Elvida, S.Pd, M.Pd.


Kepala Bagian Administrasi Kerjasama dan Hubungan Masyarakat


19631012 198403 2 001


IV/a


S. 2


Saptiadinur, S.Pd, MM.


Kepala Bagian Perencanaan


19600916 198602 1 001


IV/a


S. 2


Irnani


Kepala Subbagian Administrasi Kerjasama


19620113 198703 2 003


III/d


D3


Ir. Yudi Satria Pangarso


Kepala Subbagian Evaluasi Pelaksanaan Program


19690314 199403 1 002


III/d


S. 1


Ni Putu Sriwidani, SE.


Kepala Subbagian Hubungan Masyarakat


19630206 199202 2 001


III/d


S. 1


Yusrizal, S.Pd., M.Pd.


Kepala Subbagian Perencanaan dan Penganggaran


19800318 199903 1 001


III/c


S. 2


Jafril


Pembantu Pimpinan


19601230 198203 1 004


III/b


SLTA


Darlius


Pembantu Pimpinan


19590517 198403 1 001


III/b


SLTA


Osna


Pembantu Pimpinan


19621003 198702 2 001


III/b


SLTA


Sespamardi, A.Md.


Tenaga Teknisi


19780917 200312 1 001


III/a


D3


Beti Fauzia Saunir, SS.


Fungsional Umum


19860708 200604 2 002


III/a


S. 1


Erlangga Prima, S.T.


Fungsional Umum


19890331 201404 1 001


III/a


S. 1


Aguswandi, A.Md.


Fungsional Umum


19910827 201504 1 001


II/c


D3






Tata
Kerja

Biro Administrasi Perencanaan dan
Sistem Informasi berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada pimpinan
universitas (Rektor). Hubungan dan tata alir kerja disusun dan diatur
sedemikian rupa, dimana untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang berkaitan
dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi perencanaan program kegiatan yang
berkaitan dengan bidang akademik berkoordinasi dan bertanggung jawab kepada
Rektor di bawah koordinasi Pembantu Rektor Bidang Akademik, sedangkan dalam hal
pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang berkaitan dengan perencanaan anggaran
dan sistem informasi yang menunjang terlaksananya kegiatan manajemen organisasi
berkoordinasi dan bertanggung jawab kepada Rektor di bawah koordinasi Pembantu
Rektor Bidang Administrasi Umum dan Keuangan.

Dalam hal pelaksanaan tugas pokok
dan fungsi BAPSI sesuai Kepmendiknas RI Nomor. 093/O/2004 pasal 65, menjelang
diterbitkannya Keputusan Menteri Pendidikan Nasional pengganti Kepmendiknas
Nomor. 276/O/1993 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Padang,
Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi mempedomani Surat Keputusan
Rektor tentang Uraian Tugas Bagian dan Subbagian. Dari Uraian Tugas yang
tercantum dalam surat keputusan tersebut, setiap Bagian berkoordinasi dan
bertanggung jawab kepada Kepala Biro, sementara masing-masing Subbagian
berkoordinasi dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian masing-masing yang
relevan.

Untuk melaksanaan Tugas Pokok dan
Fungsi yang bersifat pengembangan program dan/atau tugas-tugas lain yang berada
diluar jangkauan kemampuan sumber daya yang ada di BAPSI, terutama dalam hal
pengembangan sistem dan teknologi informasi yang selalu dan cepat berubah, Biro
Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi atas seizin dan sepengetahuan
pimpinan universitas, bekerjasama dengan tim ahli/profesional untuk
menyelesaikan tugas-tugas yang diemban atau diamanahkan.



D.  SARANA PRASARANA PENDUKUNG

Walaupun Biro Administrasi
Perencanaan dan Sistem Informasi Universitas Negeri Padang tergolong masih
muda, tapi dengan komitmen pimpinan universitas untuk menjadikan BAPSI sebagai
biro yang punya peranan penting dalam penyelenggaraan dan pengembangan
pendidikan di Universitas Negeri Padang, maka biro BAPSI sudah memiliki ruang
kerja dan fasilitas yang memadai.

BAPSI UNP memiliki ruang kerja
Kepala Biro, Kepala Bagian, dan ruang kerja Kepala Subbagian bersama dengan
staf pendukung. Di samping itu, BAPSI UNP juga dilengkapi dengan ruang sidang,
ruang tamu/pelayanan, serta kamar mandi/WC.

Di samping ruang kerja yang memadai,
staf BAPSI UNP juga sudah dipersiapkan meja dan kursi kerja serta almari
penyimpanan dokumen hasil pelaksanaan pekerjaan (arsip) yang cukup
refresentatif. Ruang kerja dan fasilitas yang memadai tersebut sangat mendukung
terhadap suasana dan keberhasilan pelaksanaan pekerjaan karena didukung pula
oleh alat teknologi/komputer yang cukup dalam penyelesaian pekerjaan.



E.  PENGALAMAN KERJA

Dalam usia yang relatif masih muda,
BAPSI UNP belum banyak berbuat dan belum dapat memperlihatkan unjuk kerja yang
baik yang dapat dijadikan sebagai keunggulan dan/atau prestasi kerja yang
dijadikan sebagai karya cipta dan/atau hasil kerja mandiri dari unit kerja
BAPSI.

BAPSI dalam usia tiga tahun ini,
masih banyak bersifat koordinator pelaksanaan keiatan program, sementara sumber
daya yang dipakai masih banyak melibatkan tim ahli/profesional sesuai kebutuhan
pekerjaan yang dihadapi. Walaupun masih banyak peran koordinator, insya Allah
banyak program-program kegiatan hibah kompetisi untuk pendanaan yang bersifat
Variable Cost yang dapat di raih Universitas Negeri Padang, diantaranya:

  1. Program Hibah SP4 Kompetisi sebanyak 17  program
  2. Program Hibah Kemitraan 9 program
  3. Program Hibah A1 = 6 program
  4. Program Hibah A2  = 5 program
  5. Program Hibah ISS TPSDP = 4 program
  6. Program Hibah INHERENT = 1 program
  7. Program Hibah I-MHERE = 4 program

Di samping pengalaman mengkoordinir
kegiatan program-program hibah kompetisi yang disebutkan di atas, dalam
penyusunan program, kegiatan, dan anggaran tahunan Universitas Negeri padang,
juga telah dapat meningkatkan pagu anggaran kegiatan program setiap tahun,
serta dapat pula menyampaikan laporan akuntabilitas kinerja yang dicapai
universitas sesuai surat keputusan Kepala LAN Nomor. 239/IX/6/8/2003 dan
Peraturan menteri Pendidikan Nasional Nomor. 14 Tahun 2006.

Pengalaman kerja yang lain baru
sebatas mengkoordinir pelaksanaan kegiatan Rapat Kerja Universitas, Seminar dan
Lokakarya serta pelatihan-pelatihan penyusunan perencanaan, workshop penyusunan
ALKIP, serta pelatihan-pelatihan lain yang diikuti oleh staf baik di dalam
maupun di luar daerah.